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什麼是專案管理?
專案管理是將管理的知識、方法與工具運用於專案上,確保專案能如期、如質、如預算的完成。當中涉及人、事、物的管理、規劃、控制與校正,是一套有效完成工作的知識體系。
專案管理就是管理任務!
其具有獨特性與臨時性
專案會有明確截止時間,專案的獨特性是指結果不重複
why 為什麼做?
What 要做哪些事
when 設麼時候
how 如何做
how money 預算多少
who 誰要去?
risk 風險多少?
釐清需求
計畫規劃
執行
20里行軍,能給我們什麼啟發?
強調執行過程裡面如何維持高紀律?
真實歷史人類第一次探險南極極點的故事,後來改編為電影 電影 極地先鋒
兩個探險隊只有一隊大達極點並返回,另一隊在返回過程中全員罹難
1860海里長征,在一無所知的情況下如何確保完成
挪威探選隊阿蒙森
- 帶4組雪橇,52隻雪橇犬
- 不論天氣如何,每天推進15海里
- 食物若不夠就吃雪橇犬
預估109天達成往返任務
實際只花99天就達成
英國史考特探選隊花了3個月才到達極點,返回途中全員罹難
後人評論:
在精密的策劃、隊雪橇犬的熟悉、隊滑雪板的精進以及超長的難力之下,阿蒙森和他的手下到了南極點
20理行軍被吉姆柯林斯視為典範
關鍵1:食物是限制資源
預估來回花費109天,保險起見帶了3噸重的食物,以及52隻雪橇犬
關鍵2:降低對外力的依賴
極地天氣險惡,若天候不佳而停止前進,就會損耗食物資源,所以若還能行走,堅持走15里,降低堆外力的依賴,不管天氣好壞就是走15里
關鍵3:善用各種資源,活下來才是王道
雪橇犬能保留體力增加行進速度,又能當食物
結論
控管資源、減少外部依賴、達成目的不限手段
專案管理常見的5個盲點
盲點1:專案做不好都是人的問題,都是溝通的問題。
文件、流程、資訊、人四者息息相關。
文件follow
資訊透通
流程建立確保執行
搞不定的專案常常會說,因為老闆很難搞、團隊的人能力太差、其他不能溝通難合作,所以都認為是人的問題
過度盲信問題是人造成的,因為這是最容易解套的方法
盲點2:專案做不好是因為沒有好的工具。
專案管理框架
Why -> How -> What
解決問題 -> 方法論 -> 專案管理工具
達成目標
工具只是輔助,問題是你要對專案管理、目標設定該有個請出的理解與洞見
所以知其然不知其所以然,錯用工具可能比沒有工具更糟
盲點3:Waterfall太落伍了,只有Agile才是王道
真正的專家是因地制宜的,不確定性高用敏捷方法管理,不確定性低用Waterfall,大部分都是看情況混用
盲點4:文化與SOP太僵化與官僚,會阻礙創意。
文件與SOP存在的目的
- 提升品質,(依照流程重複做會提升品質)
- 增進效率(重複做後熟練度提升效率增加)
- 強化溝通(以SOP、文件來討論)
(如果你的文件或SOP沒辦法達成以上幾點,那就要考慮廢掉)
盲點5:加人就對了,迷信人月神話。
據說製造一艘火箭需要300個人月的時間,300人X1個月 = 300人月 = 1人X300月
但是孕婦要懷胎10月,不等於10人只要懷胎一個月
有的情況加人有效,有的情況加人無效
以下情況加人是有用的
- 重複性高 (可以靠人數大幅複製)
- 獨立作業 (每個仁自己工作可以完成不會妨礙到任何人)
- 進入門檻低 (工作內容容易又具有重複性)
此外的情況加人可能會降低效率或適得其反
當然最後還是要看情況,畢竟很多時候加人還是很有效的
搞定一個專案的關鍵要素
成功專案的定義
- 如期 符合交期,沒有延遲,沒有提早
- 如質 符合品質與需求,該交的都交了
- 如預算 符合預算,沒花少,也沒多花
好的PM
舊的傳統定義:專案經理應該掌控全局,把一切都計畫好,然後全部照這計劃來
現在的定義:按現狀隨時調整計畫,逐步朝目標前進
我們面對的環境多變性高,很難完全照計畫走,現在的專案管理強調因應狀況來做調整
專案從啟動到結束過程有哪些關鍵點?
專案四階段
- 啟動-明確方向
- 規劃-消除不確定性
先做草稿計畫,做不確定性清單,消除不確定後產出可執行性計畫
- 執行-精準執行&變更管理,要隨時了解執行狀況,並且要管理變更
- 交付驗收-專注於成果的交付,允收準則定義何謂完成
專案經理的核心任務-(有效益的)結案
,讓專案完結掉,並創造出預期的效益
專案管理管什麼?管不確定性與變更
專案管理是管理整個專案裡面的人事物,全管
專案管理管的是不確定性與變更,變更是事情發生後後續處理,不確定性是發生前要提早識別出來並且事先做準備的
不確定性的消除是在專案規畫界階段中非常重要的重點
例如:技術上的不確定、需求上的不確定、人力上的不確定
執行前要先識別不確定性
執行階段變更應變與管理
從以下六個面向去盤點專案的不確定性
如何排除不確定性?
要看到證據,而不要相信保證,保證不可靠
先提供計劃,並做階段性驗收,這樣可以掌控專案進度,若在過程中發現不如預期,也有時間做調整
識別與排除不確定性是專案執行的關鍵重點
,不確定性=潛在風險,隨著專案時間的發展,不確定性可能會演變成風險,若持續放任不理,很可能會引爆成重大災難,想辦法消除不確定性就能降低專案的風險
專案管理常用工具方法與流程
PMP的五大流程與十大工作領域,很全面,但老師在實務上很多用不太到
啟動-明確方向
- 專案價值排序方法
- 需求誘導問卷
- 雛形法(POC)
規劃階段-消除不確定性
- 工作分解結構WBS
- Trello + 行事曆 任務進度管理
- 估算、排成、分工
- 利害關係人管理
- ARCI表 (誰負責什麼事情)
- 風險管理表 (管理不確定性)
- 交付物允收準則
執行階段-精準執行&變更管理
- 工作分解結構WBS
- Trello + 行事曆 任務進度管理
- 會議管理
- 利害關係人管理
- 變更管理
- 風險管理表 (管理不確定性)
交付驗收-專注於成果的交付
- 測試報告
- 驗收清單
以上觀念不只用在專案管理,也可以用在工作管理,因為每一個工作都是小型的任務