[商業思維學院]專案管理學習筆記:專案管理的基本觀念

什麼是專案管理?

專案管理是將管理的知識、方法與工具運用於專案上,確保專案能如期、如質、如預算的完成。當中涉及人、事、物的管理、規劃、控制與校正,是一套有效完成工作的知識體系。

專案管理就是管理任務!
其具有獨特性與臨時性

專案會有明確截止時間,專案的獨特性是指結果不重複

why 為什麼做?
What 要做哪些事
when 設麼時候
how 如何做
how money 預算多少
who 誰要去?
risk 風險多少?

釐清需求
計畫規劃
執行

20里行軍,能給我們什麼啟發?

強調執行過程裡面如何維持高紀律?
真實歷史人類第一次探險南極極點的故事,後來改編為電影 電影 極地先鋒
兩個探險隊只有一隊大達極點並返回,另一隊在返回過程中全員罹難
1860海里長征,在一無所知的情況下如何確保完成

挪威探選隊阿蒙森

  1. 帶4組雪橇,52隻雪橇犬
  2. 不論天氣如何,每天推進15海里
  3. 食物若不夠就吃雪橇犬
    預估109天達成往返任務
    實際只花99天就達成

英國史考特探選隊花了3個月才到達極點,返回途中全員罹難

後人評論:
在精密的策劃、隊雪橇犬的熟悉、隊滑雪板的精進以及超長的難力之下,阿蒙森和他的手下到了南極點

20理行軍被吉姆柯林斯視為典範

關鍵1:食物是限制資源

預估來回花費109天,保險起見帶了3噸重的食物,以及52隻雪橇犬

關鍵2:降低對外力的依賴

極地天氣險惡,若天候不佳而停止前進,就會損耗食物資源,所以若還能行走,堅持走15里,降低堆外力的依賴,不管天氣好壞就是走15里

關鍵3:善用各種資源,活下來才是王道

雪橇犬能保留體力增加行進速度,又能當食物

結論

控管資源、減少外部依賴、達成目的不限手段

專案管理常見的5個盲點

盲點1:專案做不好都是人的問題,都是溝通的問題。

文件、流程、資訊、人四者息息相關。
文件follow
資訊透通
流程建立確保執行
搞不定的專案常常會說,因為老闆很難搞、團隊的人能力太差、其他不能溝通難合作,所以都認為是人的問題
過度盲信問題是人造成的,因為這是最容易解套的方法

盲點2:專案做不好是因為沒有好的工具。

專案管理框架
Why -> How -> What
解決問題 -> 方法論 -> 專案管理工具
達成目標

工具只是輔助,問題是你要對專案管理、目標設定該有個請出的理解與洞見

所以知其然不知其所以然,錯用工具可能比沒有工具更糟

盲點3:Waterfall太落伍了,只有Agile才是王道

真正的專家是因地制宜的,不確定性高用敏捷方法管理,不確定性低用Waterfall,大部分都是看情況混用

盲點4:文化與SOP太僵化與官僚,會阻礙創意。

文件與SOP存在的目的

  1. 提升品質,(依照流程重複做會提升品質)
  2. 增進效率(重複做後熟練度提升效率增加)
  3. 強化溝通(以SOP、文件來討論)

(如果你的文件或SOP沒辦法達成以上幾點,那就要考慮廢掉)

盲點5:加人就對了,迷信人月神話。

據說製造一艘火箭需要300個人月的時間,300人X1個月 = 300人月 = 1人X300月

但是孕婦要懷胎10月,不等於10人只要懷胎一個月

有的情況加人有效,有的情況加人無效

以下情況加人是有用的

  1. 重複性高 (可以靠人數大幅複製)
  2. 獨立作業 (每個仁自己工作可以完成不會妨礙到任何人)
  3. 進入門檻低 (工作內容容易又具有重複性)

此外的情況加人可能會降低效率或適得其反

當然最後還是要看情況,畢竟很多時候加人還是很有效的

搞定一個專案的關鍵要素

成功專案的定義

  1. 如期 符合交期,沒有延遲,沒有提早
  2. 如質 符合品質與需求,該交的都交了
  3. 如預算 符合預算,沒花少,也沒多花

好的PM
舊的傳統定義:專案經理應該掌控全局,把一切都計畫好,然後全部照這計劃來

現在的定義:按現狀隨時調整計畫,逐步朝目標前進

我們面對的環境多變性高,很難完全照計畫走,現在的專案管理強調因應狀況來做調整

專案從啟動到結束過程有哪些關鍵點?

專案四階段

  1. 啟動-明確方向
  2. 規劃-消除不確定性
    先做草稿計畫,做不確定性清單,消除不確定後產出可執行性計畫
  3. 執行-精準執行&變更管理,要隨時了解執行狀況,並且要管理變更
  4. 交付驗收-專注於成果的交付,允收準則定義何謂完成

專案經理的核心任務-(有效益的)結案,讓專案完結掉,並創造出預期的效益

專案管理管什麼?管不確定性與變更

專案管理是管理整個專案裡面的人事物,全管
專案管理管的是不確定性與變更,變更是事情發生後後續處理,不確定性是發生前要提早識別出來並且事先做準備的

不確定性的消除是在專案規畫界階段中非常重要的重點
例如:技術上的不確定、需求上的不確定、人力上的不確定

執行前要先識別不確定性
執行階段變更應變與管理

從以下六個面向去盤點專案的不確定性

  1. 技術
  2. 需求
  3. 預算
  4. 人力
  5. 時程
  6. 資源

如何排除不確定性?

要看到證據,而不要相信保證,保證不可靠
先提供計劃,並做階段性驗收,這樣可以掌控專案進度,若在過程中發現不如預期,也有時間做調整

識別與排除不確定性是專案執行的關鍵重點,不確定性=潛在風險,隨著專案時間的發展,不確定性可能會演變成風險,若持續放任不理,很可能會引爆成重大災難,想辦法消除不確定性就能降低專案的風險

專案管理常用工具方法與流程

PMP的五大流程與十大工作領域,很全面,但老師在實務上很多用不太到

啟動-明確方向

  1. 專案價值排序方法
  2. 需求誘導問卷
  3. 雛形法(POC)

規劃階段-消除不確定性

  1. 工作分解結構WBS
  2. Trello + 行事曆 任務進度管理
  3. 估算、排成、分工
  4. 利害關係人管理
  5. ARCI表 (誰負責什麼事情)
  6. 風險管理表 (管理不確定性)
  7. 交付物允收準則

執行階段-精準執行&變更管理

  1. 工作分解結構WBS
  2. Trello + 行事曆 任務進度管理
  3. 會議管理
  4. 利害關係人管理
  5. 變更管理
  6. 風險管理表 (管理不確定性)

交付驗收-專注於成果的交付

  1. 測試報告
  2. 驗收清單

以上觀念不只用在專案管理,也可以用在工作管理,因為每一個工作都是小型的任務

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